Novo recurso no AgencyFlow: assinatura eletrônica de contratos

Resposta rápida: o AgencyFlow lançou uma assinatura eletrônica integrada à área de Clientes > Contratos, permitindo que agências enviem, acompanhem, concluam e armazenem contratos em um único fluxo, com validade jurídica, até 10 signatários, dossiê de evidências e verificação pública de autenticidade — sem depender de ferramentas externas.

A gestão de contratos sempre foi uma etapa importante — e muitas vezes burocrática — na rotina das agências de marketing. Enviar documentos por e-mail, acompanhar quem assinou, cobrar retornos, organizar arquivos e manter registros seguros pode consumir tempo da equipe e gerar falhas no processo.

Pensando em tornar essa operação mais simples e profissional, o AgencyFlow, o melhor app para agências de marketing, lançou uma nova funcionalidade de assinatura eletrônica integrada à área de Clientes > Contratos. No Brasil, a validade jurídica desse tipo de assinatura é respaldada pela Lei nº 14.063/2020, que regulamenta o uso de assinaturas eletrônicas em interações com entes públicos e privados.

Uma nova forma de gerenciar contratos dentro da agência

A nova funcionalidade foi criada para centralizar uma etapa essencial da operação: o fechamento e a formalização dos contratos com clientes. Dentro do próprio AgencyFlow, a agência consegue:

• Enviar contratos para assinatura;
• Acompanhar o andamento;
• Receber notificações de conclusão;
• Armazenar documentos assinados;
• Manter todo o histórico vinculado ao cliente.

Isso significa menos processos espalhados em diferentes plataformas e mais organização dentro da gestão da agência.

Envie contratos personalizados em poucos passos

Com a assinatura eletrônica do AgencyFlow, a agência pode enviar arquivos em PDF de até 25 MB, definir título, adicionar uma mensagem personalizada e escolher um prazo para conclusão da assinatura. Os prazos disponíveis são de 7, 15, 30, 60 ou 90 dias.

Além disso, é possível vincular o documento a um cliente ou contrato já cadastrado na plataforma, mantendo todas as informações organizadas desde o início.

Controle quem precisa assinar o contrato

Outro diferencial da funcionalidade é a possibilidade de cadastrar até 10 signatários em um mesmo processo. Cada participante pode ser identificado como contratante, contratada ou testemunha.

A agência também pode escolher como deseja conduzir o fluxo: assinatura simultânea, em que todos recebem o link ao mesmo tempo, ou assinatura em ordem, em que cada pessoa recebe o acesso apenas após a assinatura anterior ser concluída. Essa flexibilidade facilita diferentes modelos de contratos comerciais, algo que padrões internacionais como o eSign Act dos Estados Unidos também reconhecem como prática válida de formalização digital.

Uma experiência simples para o cliente

Um dos principais objetivos da assinatura eletrônica é tornar o processo mais rápido também para quem está assinando. O cliente não precisa criar uma conta ou acessar uma plataforma complexa. Ele recebe um link exclusivo e consegue visualizar o contrato em PDF, conferir os participantes, confirmar sua identidade e realizar a assinatura.

A validação acontece através de um código de seis dígitos enviado por e-mail, garantindo uma camada adicional de segurança. Durante o processo, o assinante também informa dados obrigatórios, como nome completo, CPF e data de nascimento, além de aceitar os termos da assinatura eletrônica.

Mais controle para a agência acompanhar assinaturas

Um dos maiores problemas de contratos digitais é perder o controle sobre quem já assinou ou quem ainda precisa realizar alguma ação. Com o AgencyFlow, a agência acompanha todo o processo em tempo real. É possível visualizar situações como aguardando assinaturas, parcialmente assinado, concluído, recusado, cancelado ou expirado.

Além disso, a equipe consegue acompanhar individualmente cada participante — não abriu, visualizou, assinou ou recusou. Caso necessário, a agência pode enviar lembretes, reenviar links ou cancelar uma solicitação.

Contratos assinados com histórico e evidências

A assinatura eletrônica do AgencyFlow não entrega apenas um documento final. Ela registra todo o histórico do processo. Após todos os participantes concluírem a assinatura, a plataforma gera automaticamente o PDF final assinado e o dossiê completo de evidências.

O dossiê reúne informações importantes, como signatários, CPF, data de nascimento, horários das ações, dispositivo utilizado, endereço de rede, confirmações realizadas e eventos registrados durante o processo. Além disso, o sistema registra os resumos criptográficos SHA-256 do arquivo original e do documento final, garantindo maior integridade ao processo.

Verificação pública da autenticidade do contrato

Outro recurso importante é a possibilidade de verificar a autenticidade de um contrato concluído através de um código único no formato AF-XXXX-XXXX-XXXX. A consulta permite confirmar a situação do contrato, a agência responsável, as datas do processo e os signatários envolvidos.

Também é possível comparar o próprio PDF no navegador para verificar se o arquivo corresponde ao documento registrado. Caso o arquivo tenha sido alterado, o sistema informa que ele é diferente do documento original.

Mais organização dentro da área de clientes

A nova funcionalidade também melhora a organização dos documentos dos clientes. Contratos podem nascer já vinculados a um cliente cadastrado. Caso um documento seja concluído sem vínculo inicial, ele pode ser associado posteriormente a um cliente existente ou a um novo cadastro. Após concluído, o contrato assinado passa a fazer parte dos documentos do cliente e também do arquivo correspondente ao contrato, evitando perda de informações e mantendo o histórico comercial centralizado.

Segurança pensada para a rotina das agências

A assinatura eletrônica do AgencyFlow foi desenvolvida considerando as necessidades reais de agências de marketing. A funcionalidade utiliza links individuais de acesso, códigos temporários de validação, limite de tentativas, controle de expiração, histórico completo de eventos, arquivos privados e separação dos dados por agência — boas práticas alinhadas às diretrizes da ICP-Brasil para identificação e autenticidade digital.

Além disso, o acesso segue as permissões da área de Clientes, garantindo que cada equipe visualize apenas as informações autorizadas. A solução é uma assinatura eletrônica avançada voltada para contratos comerciais, oferecendo mais praticidade e segurança para a operação das agências.

O impacto para agências de marketing

Contratos fazem parte de uma das etapas mais importantes da relação entre agência e cliente: o início de uma parceria. Um processo lento, desorganizado ou pouco profissional pode prejudicar a experiência logo no primeiro contato. Segundo dados do relatório de transformação digital da McKinsey, empresas que digitalizam processos comerciais reduzem significativamente o tempo de fechamento de negócios.

Com a assinatura eletrônica integrada ao AgencyFlow, as agências ganham mais velocidade no fechamento de contratos, menos tarefas manuais, mais organização, melhor experiência para clientes e mais segurança documental. A tecnologia deixa de ser apenas uma ferramenta operacional e passa a contribuir diretamente para uma gestão mais profissional.

Conclusão

A nova assinatura eletrônica do AgencyFlow representa mais um passo para transformar a plataforma em uma solução completa para agências de marketing. Ao unir gestão de clientes, contratos e processos em um único ambiente, a ferramenta ajuda agências a economizarem tempo, reduzirem burocracias e criarem uma operação mais organizada — tendência confirmada por estudos de automação comercial da Gartner.

Para agências que buscam escalar com eficiência, ter processos profissionais não é mais um diferencial. É uma necessidade. E agora, o fechamento de contratos também faz parte de uma operação mais inteligente dentro do AgencyFlow.

Quer fechar contratos com mais velocidade e segurança? Centralize clientes, contratos e assinaturas no AgencyFlow.